TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS

POLITICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS, CONTRATISTAS, CLIENTE Y/O PROVEEDORES, SEGÚN LA LEY 1581 DE 2012

Holandina Pharmaceutical de Colombia S.A.S., sociedad identificada con NIT. 830.123.164-9, ubicada en la Carrera 62 No 98 B 22 Oficina 201 de la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante la “Entidad o Compañía”), en su calidad de responsable de bases de datos, presenta para conocimiento de sus clientes, proveedores, usuarios y en general los titulares de la información, la presente política de privacidad en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales y demás normatividad vigente para el efecto.

Uso de la información personal

Como parte de las actividades de actualización de datos, conocimiento de sus clientes, usuarios, proveedores y aliados, contacto con los titulares de la información, ofrecimiento de apropiada atención a todos aquellos que acceden a la compañía con el fin de resolver sus consultas u otro tipo de peticiones y, en general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por la
entidad, podrán ser tratados datos diversos de titulares, tales como: nombre, dirección, edad, información de contacto (número de teléfono y dirección electrónica, entre otros).
Finalidades del tratamiento de la información
La información recopilada será incorporada en la base de datos de la entidad con el fin de:
• Enviar información que se considere de interés sobre productos, servicios y alianzas de la entidad a través de diversos medios;
• Envío de información y material científico;
• Mantener contacto con usuarios, clientes, o proveedores;
• Realizar actividades comerciales, de fidelización de clientes y de actualización de información;
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información, a los entes de
control;
• Atender solicitudes a través de procesos de atención de peticiones, quejas y reclamos;
• Compartirla con terceros que colaboran con la entidad y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, en cuyo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de  onfidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
• Realizar el tratamiento de información de aspirantes a obtener empleos con la entidad y funcionarios, adicionalmente, administrar la información correspondiente a sus hojas de vida y demás información para el cumplimiento de las obligaciones de la entidad en su calidad de empleador.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones

La entidad en general no hace uso de imágenes o archivos de audio de sus clientes, proveedores o aliados, sin embargo, como parte de su estrategia de comunicación podrá utilizar tales archivos previa autorización de su titular con fines exclusivos de presentación y difusión de sus programas y proyectos.

En esa medida la entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que nunca se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
En caso de entrega de información personal de terceros por parte de una persona a la compañía, como es el caso de la entrega de referencias laborales o personales o de prospectos de clientes, implica para quien la aporta la obligación de asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que la compañía, no se hará responsable por ninguno de los
contenidos que le sean entregados, aunque sí se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.

Tratamiento

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados.
La compañía podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad de la entidad.
Datos de menores
De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, la entidad respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la
personalidad y de información.
La entidad en general no realiza el tratamiento de datos personales de menores.
Sin embargo, en caso que sea requerida su utilización, la misma se efectuará cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
b) Respeto de sus derechos fundamentales.
En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad, será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la entidad puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Datos sensibles
En cuanto a datos sensibles, el tratamiento aplicable será:

• Se podrá hacer uso o se dispondrán de ellos cuando el titular haya expresado su consentimiento y el cual haya quedado plasmado en autorización expresa, salvo en casos en que la ley no requiera de dicha autorización.
• El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

Excepciones a la necesidad de autorización

La recolección de Datos Personales se efectúa cumpliendo con todos los principios que marca la Ley, como la licitud, calidad, consentimiento, información, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad.
Los Datos Personales son recolectados directamente del titular de forma personal o bien a través de medios ópticos, sonoros, visuales, o por cualquier otra tecnología legalmente permitida, entre otros, correos electrónicos, y página de
internet.
Además, la compañía podrá obtener información de otras fuentes permitidas por la ley, tales como directorios telefónicos, referencias de otras empresas o particulares, bases de datos públicas, y proveedores que realizan la entrega de la información en ejercicio de sus actividades legalmente establecidas.
El tratamiento de datos personales recopilados directamente por la entidad se efectúa a partir de la autorización obtenida a través de cualquier medio que garantice su consulta posterior, incluyendo mecanismos tecnológicos que permitan
concluir, de manera inequívoca, a partir de la propia conducta del titular de la información que los datos han sido capturados y almacenados en la base de datos contando con su aprobación.
Tal autorización contiene, al menos, en cada caso, la siguiente información:
• Identidad del responsable de la base de datos.
• Finalidades de recolección de la información.
• Derechos del titular de la información.
• Forma de ejercer los derechos de titular de la información.
No obstante lo aquí expresado, la compañía no tendrá la obligación de obtener ningún tipo de autorización para el tratamiento de los datos, siempre y cuando el mismo sea efectuado en el curso de las actividades legítimas, y con las debidas garantías por parte de la entidad; siempre que se refieran exclusivamente a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su actividad profesional y no se suministren a terceros; en la medida en que no se trate de un proveedor o de una entidad a la que se deban entregar en cumplimiento de un deber legar o para la efectiva prestación de sus servicios.

Terceros y la información personal

Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, la compañía para el desarrollo de sus funciones, podrá contar con el apoyo de terceros que tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal. En tal caso, la entidad se encuentra comprometida a que: a. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por la entidad en sus procesos; 2. El tercero sólo recibirá la
información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones por cuenta de la entidad.

Derechos de los titulares y su ejercicio

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular, la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución; y es de anotar que la eliminación de los datos, en caso de que sea factible acceder a tal solicitud significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la compañía, sin embargo, podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.
En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por terceros que los comparten con la entidad, esta
hará sus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en caso de no poder hacerlo, realizar el traslado de la solicitud a los terceros encargados de la recolección de la información. Sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

Medios de contacto 
Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión de datos personales, el titular podrá contactar a la entidad a través de los siguientes medios de contacto:
Correo electrónico: servicioalcliente@holandinacolombia.com
Correo físico Dirección: Carrera 62 No. 98 B 22 Oficina 201
Número telefónico: (571) 6246001
Página web: www.holandinacolombia.com

Fecha de publicación y entrada en vigencia: Agosto 8 de 2016