POLITICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS
EMPLEADOS, CONTRATISTAS, CLIENTE Y/O PROVEEDORES, SEGÚN LA LEY
1581 DE 2012
Holandina Pharmaceutical de Colombia S.A.S., sociedad identificada con NIT.
830.123.164-9, ubicada en la Carrera 62 No 98 B 22 Oficina 201 de la ciudad de
Bogotá D.C. (en adelante la “Entidad o Compañía”), en su calidad de responsable
de bases de datos, presenta para conocimiento de sus clientes, proveedores,
usuarios y en general los titulares de la información, la presente política de
privacidad en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 de
protección de datos personales, que regula los deberes que asisten a los
responsables del tratamiento de los datos personales y demás normatividad
vigente para el efecto.
Uso de la información personal
Como parte de las actividades de actualización de datos, conocimiento de sus
clientes, usuarios, proveedores y aliados, contacto con los titulares de la
información, ofrecimiento de apropiada atención a todos aquellos que acceden a la
compañía con el fin de resolver sus consultas u otro tipo de peticiones y, en
general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por la
entidad, podrán ser tratados datos diversos de titulares, tales como: nombre,
dirección, edad, información de contacto (número de teléfono y dirección
electrónica, entre otros).
Finalidades del tratamiento de la información
La información recopilada será incorporada en la base de datos de la entidad con
el fin de:
• Enviar información que se considere de interés sobre productos, servicios y
alianzas de la entidad a través de diversos medios;
• Envío de información y material científico;
• Mantener contacto con usuarios, clientes, o proveedores;
• Realizar actividades comerciales, de fidelización de clientes y de
actualización de información;
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información, a los entes de
control;
• Atender solicitudes a través de procesos de atención de peticiones, quejas
y reclamos;
• Compartirla con terceros que colaboran con la entidad y que para el
cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la
información, en cuyo caso, esas entidades y personas estarán igualmente
sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la
información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales
impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
• Realizar el tratamiento de información de aspirantes a obtener empleos con
la entidad y funcionarios, adicionalmente, administrar la información
correspondiente a sus hojas de vida y demás información para el
cumplimiento de las obligaciones de la entidad en su calidad de
empleador.
Seguridad, filmaciones y comunicaciones
La entidad en general no hace uso de imágenes o archivos de audio de sus
clientes, proveedores o aliados, sin embargo, como parte de su estrategia de
comunicación podrá utilizar tales archivos previa autorización de su titular con
fines exclusivos de presentación y difusión de sus programas y proyectos. En esa
medida la entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que
será publicada de cualquier forma, de tal manera que nunca se atente contra la
dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán
aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no
transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la
misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
En caso de entrega de información personal de terceros por parte de una persona
a la compañía, como es el caso de la entrega de referencias laborales o
personales o de prospectos de clientes, implica para quien la aporta la obligación
de asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de
tal manera que la compañía, no se hará responsable por ninguno de los
contenidos que le sean entregados, aunque sí se reserva los derechos para
utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.
Tratamiento
La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los
aquí manifestados.
La compañía podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios
servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y
estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se
velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que
deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las
políticas de privacidad de la entidad.
Datos de menores
De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en
Colombia, la entidad respeta y brinda las garantías para que los menores de edad
puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la
personalidad y de información.
La entidad en general no realiza el tratamiento de datos personales de menores.
Sin embargo, en caso que sea requerida su utilización, la misma se efectuará
cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
b) Respeto de sus derechos fundamentales.
En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o
menores de edad, será facultativa de ser suministrada por parte de su
representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en
conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la entidad
puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
Datos sensibles
En cuanto a datos sensibles, el tratamiento aplicable será:
• Se podrá hacer uso o se dispondrán de ellos cuando el titular haya expresado
su consentimiento y el cual haya quedado plasmado en autorización expresa,
salvo en casos en que la ley no requiera de dicha autorización.
• El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
Excepciones a la necesidad de autorización
La recolección de Datos Personales se efectúa cumpliendo con todos los
principios que marca la Ley, como la licitud, calidad, consentimiento, información,
finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad.
Los Datos Personales son recolectados directamente del titular de forma personal
o bien a través de medios ópticos, sonoros, visuales, o por cualquier otra
tecnología legalmente permitida, entre otros, correos electrónicos, y página de
internet.
Además, la compañía podrá obtener información de otras fuentes permitidas por la
ley, tales como directorios telefónicos, referencias de otras empresas o
particulares, bases de datos públicas, y proveedores que realizan la entrega de la
información en ejercicio de sus actividades legalmente establecidas.
El tratamiento de datos personales recopilados directamente por la entidad se
efectúa a partir de la autorización obtenida a través de cualquier medio que
garantice su consulta posterior, incluyendo mecanismos tecnológicos que permitan
concluir, de manera inequívoca, a partir de la propia conducta del titular de la
información que los datos han sido capturados y almacenados en la base de datos
contando con su aprobación.
Tal autorización contiene, al menos, en cada caso, la siguiente información:
• Identidad del responsable de la base de datos.
• Finalidades de recolección de la información.
• Derechos del titular de la información.
• Forma de ejercer los derechos de titular de la información.
No obstante lo aquí expresado, la compañía no tendrá la obligación de obtener
ningún tipo de autorización para el tratamiento de los datos, siempre y cuando el
mismo sea efectuado en el curso de las actividades legítimas, y con las debidas
garantías por parte de la entidad; siempre que se refieran exclusivamente a las
personas que mantengan contactos regulares por razón de su actividad
profesional y no se suministren a terceros; en la medida en que no se trate de un
proveedor o de una entidad a la que se deban entregar en cumplimiento de un
deber legar o para la efectiva prestación de sus servicios.
Terceros y la información personal
Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la
información personal, la compañía para el desarrollo de sus funciones, podrá
contar con el apoyo de terceros que tendrán, en ocasiones, que tener acceso a
determinada información personal. En tal caso, la entidad se encuentra
comprometida a que: a. Toda información que se entregue a un tercero estará
precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y
seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares
a las establecidas por la entidad en sus procesos; 2. El tercero sólo recibirá la
información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones por
cuenta de la entidad.
Derechos de los titulares y su ejercicio
De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular, la constitución
política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus
representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus
datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la
Constitución; y
Es de anotar que la eliminación de los datos, en caso de que sea factible acceder
a tal solicitud significará que los mismos no podrán ser accesibles para el
desarrollo de las operaciones normales de la compañía, sin embargo, podrán
mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, o atención de
requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.
En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus
causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de
los datos que son recopilados por terceros que los comparten con la entidad, esta
hará sus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en
caso de no poder hacerlo, realizar el traslado de la solicitud a los terceros
encargados de la recolección de la información. Sin embargo, en tales casos no
se hará responsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las
solicitudes.
Medios de contacto
Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones,
actualizaciones o supresión de datos personales, el titular podrá contactar a la
entidad a través de los siguientes medios de contacto:
Correo electrónico: servicioalcliente@holandinacolombia.com
Correo físico Dirección: Carrera 62 No. 98 B 22 Oficina 201
Número telefónico: (571) 6246001
Página web: www.holandinacolombia.com
Fecha de publicación y entrada en vigencia: Agosto 8 de 2016